Como entender melhor o Índice de desempenho?

Os índices de desempenho são medidos da seguinte maneira:
1. Clientes em carteira - mostra a quantidade de cliente cadastrados em sua carteira, total de clientes que buscaram por pesquisa, proposta, visita, vendas e os não interessados, são avaliados segundo a média geral.
Estes dados somente são corretos quando os corretores preenchem as avaliações dos clientes.
2. Temperatura do cliente - também comparada a média geral, você pode verificar quantos clientes seus demonstraram maior ou menor interesse.
3. Dormitórios, área útil e faixa de preço - também só é possível ter esses dados corretos quando os corretores avaliam e atualizam os dados dos clientes. O mais interessante em preencher essa parte do cadastro do cliente é que a empresa, através do trabalho das equipes, está realizando uma pesquisa de mercado, e pode investir nos tipos de empreendimentos que têm maior procura, garantindo maiores números de vendas para as equipes.

Pra que serve o Índice de Desempenho no menu relatórios?

Ao avaliar o cliente corretamente, o sistema gera um tipo de relatório, que é o índice de desempenho, que permite ao corretor / consultor verificar seu desempenho em comparação ao restante da equipe.
O gerente também pode checar essas informações por corretor.
Os índices são gerados a partir de momento, temperatura e preferências do cliente (quantidade de dorms, área útil e faixa de preço).

É muito importante que as equipes avaliem sempre seus clientes e atualizem esses dados sempre que possivel.

 

Para que serve o Funil de Vendas dos relatórios?

No Funil de Vendas consiste em avaliar, segundo à informações já preenchidas pelos corretores, o momento de cada cliente.
Pode-se filtrar por data e produto quando o objetivo for uma pesquisa mais detalhada.
Para entender melhor as formas de relatório, verifique a imagem abaixo:

1. Resumo de corretores - avaliação do momento dos clientes atendidos.
2. Considere o exemplo ao lado. Foram atendidos dois clientes, um apenas "pesquisou" o terceiro empreendimento citado, e o outro "fechou" o negócio.
3. Funil de vendas - relatório geral por clientes, avaliando o momento. Ainda seguindo o exemplo ao lado, já sabemos que foram 2 contatos feitos para este corretor, um de pesquisa e outro de venda.
4. Gráfico de relatório - consiste na quantidade de entradas (clientes) por cada mídia na qual os produtos de sua empresa foram anunciados.

Para que servem os Relatórios do Hypnobox?

Relatórios, assim como o nome já sugere, é onde ficam armazenadas todas as informações sobre o cliente que foi preenchida durante o trabalho da equipe.
Esses relatórios são muito importantes para o corretor, gerente de equipe e empresa no geral.
É através dele que pode-se medir as vendas de sua equipe e o desempenho de cada corretor / consultor.

Como vejo todas as frases e imagens de um produto?

Em Produtos, clique sobre o empreendimento que deseja adquirir informação.
Você terá as seguintes opções:

1. São as informações gerais do produto (Nome, endereço, regional, etc)
2. Usuários que possuem acesso a este produto, e a qual equipe pertencem.
3. Documentos - arquivos vinculados a este produto, plantas, imagens, etc
4. Clicando em Download é possível visualizar a imagem em questão
5. Refere-se à todas as respostas já prontas que estão disponíveis na àrvore de respostas do empreendimento
6. Mídias: mídias em que este produto teve anúncio veículado.

Para que serve o menu Produto?

Em Produtos você tem acesso a todos os empreendimentos cadastrados. É um link para consulta, para que o corretor visualize os produtos, frases e documentos ligados à ele.
Você pode buscar por nome digitando algumas letras de referencia em "Procurar".
Também pode organizar a busca por ordem crescente ou decrescente ao clicar no título de cada coluna (ID, Produto, Regional e Ativo)
Caso note algum erro em um produto, contate seu gerente.

Posso mudar os dados sobre meus clientes depois de já cadastrados?

Pode. No menu Clientes, selecione o cliente que deseja fazer alterações e em seguida clique em "editar".
Você terá acesso novamente as informações e dados do cliente e poderá altera-las.
É muito importante que os campos de avaliação e preferências do cliente sejam sempre preenchidos, essas informações ajudam na organização e na finalização de vendas.
Também ajudam a empresa, por exemplo, quanto mais informações você preencher sobre as preferências dos clientes (n° de dorms, bairro, preço) mais a empresa saberá o que a maioria busca, e assim poderá investir em empreendimentos deste tipo, os que por consequencia viram venda certa para você.

Você também pode manter um cliente Ativo ou inativo. No final da tela tem a opção "Ativo", clique Sim se este é um cliente que ainda pode ser trabalhado. Caso ele já tenha comprado, selecione o Não e não receberá mais notificações dele.


Ao final do processo, é só "Gravar" e as informações foram salvas.

Como tenho mais informações sobre meus clientes?

Clicando no nome do cliente que deseja obter mais informações.
O sistema abrirá uma tela diferente, como a do exemplo a seguir, e você terá as seguintes opções:

1. Agenda (tópico)

2. Nova agenda - possibilita ao corretor agendar uma nova tarefa voltada a este cliente

3. Histórico - mostra as conversas e demais ações do cliente em questão, como os avisos "cliente atendido por outro corretor" (dá acesso a conversa), e "avaliar cliente" (quando o cliente está a 7 dias sem um retorno seu). Para visualizar estas informações completas, como as conversas, clique no histórico que deseja consultar.

4. Adicionar - para adicionar um novo histórico de compromisso e observações sobre o cliente.

Como passo meus contatos do Hypnobox para o excel?

Logo no final da página da carteira de clientes, existe um link "Exportar para Excel", clique nele como mostra a imagem ao lado:

Em seguida, abrirá uma pequena tela com as opções "abrir" ou "download / baixar".

Selecione a opção "abrir" e clique em "Ok".

O computador abrirá o Excel com seus contatos já organizados, caso abra a mensagem que segue abaixo, clique no "sim", então abrirá normalmente.

Depois que tiver salvo sua carteira de clientes no excel, você pode organiza-la da maneira que achar melhor. Fica a critério de cada corretor.

Pra que serve o menu Clientes?

O menu Clientes é sua carteira de clientes, é onde o sistema grava todos os contatos atendidos pelo chat ou por email que cada um atendeu.
Quanto mais informações o corretor colocar na hora de avaliar o cliente, mais fácil ficará para ele buscar e organizar sua carteira no futuro.
Para procurar um cliente, existe o espaço de busca que pode ser feito por nome, produto ou tipo de compromisso. Ou também, ao clicar no título de cada coluna, por exemplo, ao clicar em "produto" o sistema irá ordenar sua carteira de clientes por ordem crescente (A a Z), e ao clicar uma segunda vez, ele irá organizar em ordem decrescente (de Z a A).

Como envio um email pelo Hypnobox?

Clicando no email que quer responder, o sistema abrirá uma nova página com campos para assunto e resposta.
Aí, é só "enviar", e o email já será encaminhado ao cliente que solicitou a resposta.

Como uso meu Email do Hypnobox?

No email você vai encontrar uma área de busca, que pode ser selecionada por nome, data, caixa (entrada ou enviados) ou status do email (pendente, lido ou respondido).
O que facilita a busca por um email é clicar no título de cada coluna, por exemplo, clicando em "cliente" uma vez o sistema irá ordenar de forma crescente, de A a Z; clicando uma segunda vez, ele ordenará em ordem decrescente, de Z a A.
Para responder clique em cada email e o sistema abrirá a tela de resposta.

Qual é a função do Email do Hypnobox?

A ferramenta de email do Hypnobox possibilita que você aumente ainda mais a possibilidade de receber novos clientes.
Toda vez que um cliente entrar no "fale conosco", "agende uma visita" ou "mande um email", este será encaminhado para o email de um corretor / consultor, respeitando sempre uma ordem de fila. Como a de atendimento online.
Verifique sempre seus emails, pois existem grandes possibilidades de vendas nas mensagens que recebe.

Como posso usar melhor o "editar" em minhas tarefas da Agenda?

Clicando no "editar" em uma tarefa, o sistema abrira novamente a avaliação do cliente.
Você tem as opções de modificar o nome do cliente, passando a mesma tarefa para outro cliente de sua carteira, alterar data e hora da tarefa e todo o perfil do cliente (temperatura, momento, nome, email e interesses).

Em Agenda, só posso escolher o tipo de compromisso "agendar"?

Não, você pode solicitar a seu gerente que inclua novos tipos de compromisso, como "mandar SMS" ou "ligar".
O que for necessário para ajudar você e sua equipe a organizar ainda mais seus contatos.

Como eu uso melhor minha Agenda? Quais funções ela tem que podem me ajudar?

Os compromissos da Agenda mudam de cor conforme a data e o status de cada tarefa.
- Vermelho: atrasada
- Amarelo: tarefa do dia
- Verde: tarefas futuras
- Cinza: concluída
Para saber mais detalhes de uma tarefa, basta clicar sobre ela. Assim você também pode editar, ou seja, mudar detalhes do cliente em questão e concluir a tarefa.

Lembre-se de buscar por status para visualizar todas as tarefas.

Para auxiliar nas buscas, você também pode clicar no título de cada coluna, e ordená-los em ordem crescente ou decrescente. Por exemplo, se clicar em "Cliente" uma vez, o sistema irá ordenar a agenda toda por ordem crescente de nome de clientes (A a Z), e clicando uma segunda vez, ele irá ordenar por ordem decrescente, ou seja, de Z a A.

Quem pode me mandar alertas e mensagens na Agenda?

Na agenda existem alguns tipos de tarefas:

1)Tarefas inseridas pelos próprios corretores ou supervisores, em "nova agenda" você tem os campos para selecionar o cliente, horário e o tipo de compromisso

2)Tarefas geradas pelo próprio sistema:

  - Seu cliente é atendido por outro corretor (no mesmo minuto em que foi atendido).

  - Seu gerente encaminha contatos para vc.

  - ALERTA - Cliente sem contato (No caso do corretor ficar sem dar feedback ao cliente por 7 dias)

Para facilitar a pesquisa na agenda também existem campos de busca por nome, data, momento e status.

Preciso mesmo avaliar meus clientes?

Sim. Avaliar o cliente facilita muito o trabalho do corretor.
Ao discriminar o momento e a temperatura, você pode encontrar seus clientes de maneira mais rápida e manter uma carteira de clientes mais organizada.
No final de cada atendimento, o sistema abrirá uma tela para que você avalie seu cliente, selecione as opções desejadas. Pronto, esse cliente já está gravado em sua carteira de clientes, com informações uteis para você trabalhar no futuro.

Como sei se um cliente pertence a minha carteira, é novo ou de outro corretor?

O sistema irá te indicar o status de cada cliente na tela de atendimento de cada um.
Se já foi atendido por você anteriormente, aparecerá um aviso azul dizendo "Cliente de sua carteira"
Se for novo, você recebrá um aviso de cor verde dizendo "Cliente novo"
E se já foi atendido por outro corretor você verá o aviso em vermelho "Este cliente pertence a outro corretor e nome do corretor"

Para que servem todas as imagens na tela de atendimento de cada cliente?

1. Tempo de atendimento - é o tempo de duração do atendimento em questão
2. Detalhes do cliente - serve para editar o cadastro deste cliente em sua carteira
3. Encaminhar - quando o corretor/consultor quiser encaminhar um cliente a outro colega ele deve clicar neste botão e selecionar o nome do outro corretor. Cabe ao outro aceitar ou não a chamada.
Os corretores podem ambos interagir com este cliente até que o primeiro, que encaminhou, minimize este cliente em sua tela.
4.Olho mágico - mostra o que o cliente está digitando, antes mesmo de enviar. Além de mostrar os links que ele consultou até o momento (se o site em que ele estiver navegando tiver essa configuração)
5. Minimizar - minimiza a conversa com o cliente, mas não a encerra, para encerrar você deve fechar no "x" vermelho ao lado do nome do cliente à sua direita.
6. N° de IP - mostra o IP do cliente, ou seja, o número do computador em que ele está acessando o chat.

Como faço para atender mais de um cliente ao mesmo tempo?

Quando você estiver prestando atendimento a mais de um cliente por vez, o Hypnobox avisará com sinal sonoro, ou modificando a cor do botão "Atender cliente" para vermelho. Isso acontecerá sempre que entrar um novo cliente para você, mesmo que já esteja atendendo a outros.

Para mudar o envio de mensagens de cliente para cliente é só clicar no nome dele que estará à sua direita, ou no corpo da conversa (parte branca), onde estão sendo enviadas as mensagens a ele.
Quando um cliente estiver selecionado, a tarja, (cinza) com o nome dele, ficará verde, como acontece com o cliente "Rogerio" no exemplo ao lado. Neste caso, a mensagem enviada será para ele.
Para encerrar o atendimento clique no "x" vermelho ao lado do nome do cliente que deseja fechar.

Preciso fechar alguma tela do Hypnobox?

Quando atender à um cliente o Hypnobox abrirá uma segunda tela, específica de atendimento que irá se sobrepor sobre a tela inicial, como mostra na figura abaixo:

 

Não é necessário fechar nenhuma das duas telas, aocontrário, fechando a primeira, você se deslogará do sistema, e quando em atendimento e fechando a segunda, você não perderá o cliente, mas deixará de visualizar a conversa. Neste caso, é só clicar em "Atender Cliente" (ou Conversa em Andamento) para que a segunda tela abra de novo.

Como faço pra atener a um cliente?

O Hypnobox enviará um aviso sonoro e luminoso sempre que um cliente chegar à sua vez de atendimento.
Algumas empresas não permitem o uso de caixas de som, então fique atento à tela, pois o botão "Atender cliente" ficará vermelho, como mostra a figura abaixo:

Alguns navegadores de Web podem ser configurados para "piscar" na barra de ferramentas ou até mesmo para fazer com que a tela "pule" na frente das demais janelas abertas quando você receber um cliente.
Para estas configurações, procure o administrador de redes da sua empresa e peça auxilio.
Mas de quaquer maneira, na falta do aviso sonoro, é necessário ficar sempre de olho para não perder sua vez.

O que significa o número de visitantes na fila?

Este número significa que há um cliente aguardando atendimento.
Quando ele fica certo tempo na espera, quer dizer que ele está passando pela fila de corretores e ninguem iniciou o atendimento com ele até o momento.
Fique sempre atento a sua tela de atendimento para que os clientes não fiquei aguardando a saudação.

Se eu ficar indisponível, perco minha vez na fila?

Não. Quando estiver indisponível continua seguindo a ordem na fila de atendimento.
Caso chegue sua vez, você será o primeiro da fila até tornar-se dispinível e atender a um novo cliente.

Como funciona a ordem na fila de atendimento?

Para visualizar a ordem de corretores / consultores que estão na fila de atendimento, basta clicar no link "Veja a fila de corretores", que localiza-se à sua direita, no campo laranja denominado "Atendimento On-line".

A fila começa a partir do primeiro corretor a se logar até o ultimo, que vão passando para baixo assim que atendem um cliente novo. No exemplo ao lado, existem 23 corretores disponíveis (o número mostra todos da mesma regional).
Existem alguns critérios de organização da fila que podem contribuir para que você atenda um cliente antes de ser o primeiro da fila, ou que faça com que você tenha mais atendimentos do que outros.
São eles:

1) Um cliente já cadastrado ou já atendido no Hypnobox por um corretor tem preferência de atendimento pelo o mesmo, portanto o corretor “proprietário” do cliente atenderá mesmo que não for o primeiro da fila sem perder o seu lugar inicial.

  1.1) Caso o corretor “proprietário” esteja ausente ou indisponível o próximo corretor da mesma equipe irá atender o cliente com um aviso de que esse cliente pertence a outro corretor, e não perderá a vez na fila.

 2) Um corretor pode ter permissão de atender uma carteira de produtos diferente de outro, portanto o corretor com permissão exclusiva fará o atendimento mesmo que não seja o primeiro da fila.

 3) O corretor tem 30 segundos para atender o cliente. Caso não atenda o corretor perde a vez, mas mantém a mesma posição na fila, e este cliente fica na espera (visitantes na fila) até que alguém o atenda.

Como faço para alterar a foto/imagem, senha e informações do meu perfil?

Assim que estiver logado, você verá à sua direita o campo "Meu perfil".

Clique na imagem para alterar sua foto, lembre-se de que está é a imagem que aparecerá para o cliente. Caso não mude, o sistema mantém o avatar padrão, como na figura ao lado.


Para alterar suas informações de perfil, clique em "Editar perfil" e você poderá alterar seu nome, telefone e mudar sua senha de acesso.

Como entro no meu chat com login e senha?

É só digitar o email cadastrado pela sua empresa para uso do sistema e a senha na tela de entrada do Hypnobox.

Em caso de dúvidas, consulte seu gerente ou nosso suporte (suporte@hypnobox.com.br).

Esqueci minha senha do Hypnobox. / meu email - login de acesso.

No caso de esquecer sua senha de acesso, você poderá receber novamente em seu email, clicando em "esqueci minha senha!" abaixo dos campos para login e senha.
Se você não se recorda o email / login de acesso, contate seu gerente de equipe ou o administrador de redes.

Qual é o endereço que tenho que digitar para acessar o Hypnobox?

É o "nome da sua empresa" .hypnobox.com.br, sem o uso do "www".
Consulte seu gerente ou nosso suporte caso não consiga o acesso.

Como iniciar o Hypnobox em meu computador?

Você pode clicar em seu navegador e digitar a URL (suaempresa.hypnobox.com.br - sem "www"), ou criar um atalho direto em sua área de trabalho.

(Navegadores da Web)

Não consigo conectar o chat.

Caso o sistema Hypnobox não entre, verifique a performance da sua conexão com a internet, se sua internet está funcionando ou verifique com o administrador de rede da sua empresa se há bloqueios na rede.

Por que só consigo atender um número limite de clientes ao mesmo tempo?

A diferença do Hypnobox e outras ferramentas é que nenhum cliente fica sem atendimento.
Algumas ferramentas disponibilizam clientes sem limites aos corretores / consultores, mas muitos não prestam atendimento, ou não conseguem atender a todos de uma só vez.
A vantagem é que os clientes ficam satisfeitos com o seu atendimento e consequentemente com a sua empresa; você terá mais atendimentos de qualidade e assim maiores possibilidades de negócio.

Por que estou recebendo email de outras regionais?

Porque em algumas empresas, certas regionais não tem uma equipe de atendimento online.
Toda vez que um cliente procura este atendimento, é direcionado ao e-mail, que chega até cada corretor/consultor.
O fato de alguns corretores/consultores receberem mais clientes de outras regionais do que da que presta serviço, acontece porque os clientes de sua regional estão recebendo o atendimento online, por isso não precisam chegar à vocês através do e-mail.

Quando recebo uma mensagem na Agenda, avisando que meu cliente foi atendido por outro corretor, como sei a data que foi atendido.

Na mesma data que a tarefa aparecerá em agenda.
Se você checar no histórico do cliente ainda pode verificar quem prestou atendimento a seu cliente e quais informações foram passadas à ele. Além de confirmar a data em que o atendimento em questão foi prestado.

Tem como um usuário entrar como cliente, com vários emails diferentes para adiantar sua vez na fila de atendimento?

Não.
O sistema Hypnobox identifica não somente o email, mas também o IP do computador usado.
Se um usuário entrar uma vez, será atendido. Na segunda vez que entrar ao mesmo tempo, a primeira tela de atendimento cairá.
Ou seja, cada computador pode acessar o atendimento online Hypnobox apenas uma vez e não duas ao mesmo tempo.

Clicar repetidas vezes no "disponível" vai me fazer atender mais clientes que os outros?

Não.
O Hypnobox é uma página da Internet e não um programa instalado em seu computador.
Imagine entrar no seu email do Uol, por exemplo, e clicar em "caixa de entrada" várias vezes. Isso não vai fazer que você receba mais emails. Da mesma maneira o botão "disponível" ou "atender cliente" não modifica onúmero de clientes para um usuário.
Você receberá um cliente sempre que estiver definido como corretor/consultor da vez, quando os corretores/consultores a cima de você na fila não prestarem atendimento em 30 segundos ou quando o cliente já pertencer a sua carteira.

Por que tenho que ateder à clientes de outros corretores?

O cliente de uma outra carteira de clientes, só cairá para você, quando o responsável estiver ausente.
Mesmo atendendo à este cliente, você não perde sua vez na fila.
Avalie com o seu gerente a possibilidade de dividir o lucro da possivel venda com o responsavel.

Para que serve a agenda do Hypnobox?

Na agenda você recebe lembretes sobre clientes que já estão a uma semana sem contato, além de poder agendar seus compromissos de maneira organizada e sem acúmulo de papeis.

Lembre-se que você pode acessar sua agenda de qualquer computador, em qualquer lugar.

Para que serve o “e-mail” do Hypnobox se já tenho o meu da empresa?

No item e-mail, o corretor/consultor tem a vantagem de receber o contato de novos clientes. As pessoas interessadas nos produtos de sua empresa que clicam no link de fale conosco são distribuídas igualmente entre a equipe. Por isso verifique e responda seus emails, assim estará abrindo um leque de novos contatos e novas vendas.

Não consigo abrir o Chat da minha casa, não aparece nada.

Certifique-se de que você está digitando o endereço corretamente.

O Hypnobox é uma sistema online, assim como seu provedor (UOL, MSN, por exemplo) portanto, da mesma maneira que abre do local de trabalho, também abrirá de sua casa, ou em qualquer outra rede.

O endereço correto é nomedaempresa.hypnobox.com.br. Não é necessário o uso de “www”.
Verifique com seu gerente o horário permitido para uso da ferramenta fora da empresa.

Pra que serve a avaliação de clientes que aparece todo o tempo na tela?

Para que a empresa tenha a noção geral de vendas e andamento dos contatos efetuados através do trabalho de cada corretor/consultor.

Também auxilia os mesmos a avaliarem seu rendimento em relação aos demais.

Atualize sempre a avaliação de seus clientes.